Πολιτική Απορρήτου

Η προστασία των προσωπικών δεδομένων των επισκεπτών, αγοραστών εισιτηρίων και συμμετεχόντων στις εκδηλώσεις του Short Stay Conference αποτελεί σημαντική προτεραιότητα για εμάς. Η παρούσα Πολιτική Απορρήτου εξηγεί ποια προσωπικά δεδομένα συλλέγουμε μέσω της ιστοσελίδας shortstayconference.gr, για ποιους σκοπούς τα χρησιμοποιούμε, με ποιους μπορεί να τα κοινοποιούμε και ποια δικαιώματα έχετε σύμφωνα με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (GDPR) και την εφαρμοστέα ελληνική και ευρωπαϊκή νομοθεσία.

1. Υπεύθυνος επεξεργασίας
Υπεύθυνος για την επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων είναι:
ΕΥΡΩΠΑΙΚΟ ΠΑΡΑΤΗΡΗΤΗΡΙΟ ΒΡΑΧΥΧΡΟΝΙΑΣ ΜΙΣΘΩΣΗΣ & ΤΟΥΡΙΣΜΟΥ ΑΜΚΕ
ΕΡΧΕΘΧΕΙΟΥ 41 ΑΘΗΝΑ 121 37
Γ.Ε.ΜΗ 163654401000

Στην παρούσα Πολιτική η παραπάνω επιχείρηση αναφέρεται ως «Διοργανωτής», «εμείς» ή «μας».
2. Ποια προσωπικά δεδομένα συλλέγουμε
Ανάλογα με τον τρόπο που χρησιμοποιείτε την ιστοσελίδα ή συμμετέχετε σε μία εκδήλωσή μας, μπορεί να συλλέγουμε τις ακόλουθες κατηγορίες δεδομένων. Στοιχεία συμμετέχοντα
Κατά την αγορά εισιτηρίου μπορεί να ζητούνται:
– Όνομα
– Επώνυμο
– Email
– Company / Brand / Property
– κατηγορία εισιτηρίου
– στοιχεία που σχετίζονται με την εγγραφή και τη συμμετοχή στην εκδήλωση.

Τα στοιχεία αυτά χρησιμοποιούνται μεταξύ άλλων για την έκδοση του ηλεκτρονικού εισιτηρίου, τη δημιουργία του badge και το check-in κατά την προσέλευση.

Στοιχεία αγοραστή και χρέωσης

Για την ολοκλήρωση της αγοράς και την έκδοση του προβλεπόμενου φορολογικού παραστατικού μπορεί να συλλέγονται στοιχεία όπως:
– Όνομα και επώνυμο
– Επωνυμία επιχείρησης
– Χώρα
– Διεύθυνση
– Πόλη
– Ταχυδρομικός κώδικας
– Τηλέφωνο
– Email
– ΑΦΜ / VAT Number
– ΔΟΥ ή αντίστοιχη φορολογική αρχή, όπου απαιτείται
– επαγγελματική δραστηριότητα ή άλλα στοιχεία απαραίτητα για την έκδοση παραστατικού.

Τα στοιχεία χρέωσης μπορεί να διαφέρουν από τα στοιχεία του συμμετέχοντα.
Στοιχεία παραγγελίας και εισιτηρίου. Τηρούμε πληροφορίες που σχετίζονται με την αγορά, όπως:
– προϊόν / κατηγορία εισιτηρίου
– ποσότητα
– αξία αγοράς
– ημερομηνία παραγγελίας
– κατάσταση παραγγελίας και πληρωμής
– αριθμό ή αναγνωριστικό εισιτηρίου
– QR code
– κατάσταση check-in
– χρόνο προσέλευσης, όταν χρησιμοποιείται σύστημα καταγραφής εισόδου.

Τεχνικά δεδομένα
Κατά την επίσκεψη στην ιστοσελίδα ενδέχεται να συλλέγονται τεχνικά στοιχεία, όπως:
– διεύθυνση IP
– τύπος browser και συσκευής
– λειτουργικό σύστημα
– πληροφορίες σχετικά με την επίσκεψη και τη χρήση της ιστοσελίδας
– cookies ή παρόμοιες τεχνολογίες.

Η χρήση μη απολύτως απαραίτητων cookies και τεχνολογιών παρακολούθησης πραγματοποιείται σύμφωνα με τις σχετικές επιλογές συγκατάθεσης που παρέχονται στον χρήστη.

3. Για ποιους σκοπούς χρησιμοποιούμε τα δεδομένα
Χρησιμοποιούμε προσωπικά δεδομένα μόνο όταν υπάρχει συγκεκριμένος και νόμιμος σκοπός.
Ειδικότερα, μπορεί να τα επεξεργαζόμαστε για:
– την ολοκλήρωση αγοράς εισιτηρίων
– τη διαχείριση των παραγγελιών
– την έκδοση και αποστολή ηλεκτρονικών εισιτηρίων
– τη δημιουργία badges
– το check-in και τη διαχείριση της προσέλευσης
– την επικοινωνία σχετικά με την εκδήλωση
– την ενημέρωση για ουσιώδεις αλλαγές σε ημερομηνία, χώρο ή πρόγραμμα
– την έκδοση αποδείξεων ή τιμολογίων
– τη συμμόρφωση με φορολογικές, λογιστικές και άλλες νομικές υποχρεώσεις
– την ασφάλεια της ιστοσελίδας και την αποτροπή καταχρήσεων ή απάτης
– τη διαχείριση αιτημάτων υποστήριξης
– την εξαγωγή συγκεντρωτικών στατιστικών σχετικά με τη συμμετοχή στις εκδηλώσεις.
Δεν συλλέγουμε περισσότερα δεδομένα από όσα είναι αναγκαία για τους συγκεκριμένους σκοπούς. Η αρχή αυτή αποτελεί βασική απαίτηση του GDPR.

4. Νομικές βάσεις επεξεργασίας
Ανάλογα με την περίπτωση, η επεξεργασία βασίζεται:
Στην εκτέλεση σύμβασης: όταν τα δεδομένα είναι απαραίτητα για την αγορά εισιτηρίου, την εγγραφή και τη συμμετοχή στην εκδήλωση.
Σε νομική υποχρέωση: όταν πρέπει να τηρούμε στοιχεία για φορολογικούς, λογιστικούς ή άλλους λόγους που προβλέπονται από τη νομοθεσία.
Σε έννομο συμφέρον: όταν η επεξεργασία είναι απαραίτητη, για παράδειγμα, για την ασφάλεια των συστημάτων, την αποτροπή καταχρήσεων, τη διοργάνωση και αξιολόγηση της λειτουργίας της εκδήλωσης, εφόσον δεν υπερισχύουν τα δικαιώματα και οι ελευθερίες του υποκειμένου. Σε συγκατάθεση: όταν αυτή απαιτείται, όπως για συγκεκριμένες προωθητικές επικοινωνίες ή μη απαραίτητα cookies.
Ο GDPR προβλέπει διαφορετικές νόμιμες βάσεις επεξεργασίας, μεταξύ των οποίων σύμβαση, νομική υποχρέωση, συγκατάθεση και έννομο συμφέρον. European Data Protection Board

5. Πληρωμές με κάρτα
Οι ηλεκτρονικές πληρωμές πραγματοποιούνται μέσω της Viva.com.
Κατά την πληρωμή, τα απαραίτητα στοιχεία της συναλλαγής διαβιβάζονται στον πάροχο πληρωμών για την επεξεργασία και την ολοκλήρωσή της. Ο πάροχος πληρωμών επεξεργάζεται τα σχετικά δεδομένα σύμφωνα με τους δικούς του όρους και την πολιτική απορρήτου του.
Ο Διοργανωτής δεν χρησιμοποιεί τα στοιχεία πληρωμής για σκοπούς διαφορετικούς από τη διαχείριση της σχετικής συναλλαγής.

6. WooCommerce και σύστημα εισιτηρίων
Η ιστοσελίδα χρησιμοποιεί WooCommerce για τη διαχείριση παραγγελιών και ηλεκτρονικών αγορών.
Για τη διαχείριση των εισιτηρίων και των στοιχείων συμμετεχόντων χρησιμοποιείται σύστημα διαχείρισης εκδηλώσεων και εισιτηρίων, όπως το FooEvents. Τα δεδομένα που καταχωρίζονται κατά την αγορά αποθηκεύονται και επεξεργάζονται στο μέτρο που απαιτείται για την εκτέλεση της παραγγελίας και τη συμμετοχή στην εκδήλωση.

7. Έκδοση φορολογικών παραστατικών
Για την έκδοση αποδείξεων ή τιμολογίων, τα απαραίτητα στοιχεία μπορεί να διαβιβάζονται σε συνεργάτες ή συστήματα που χρησιμοποιούνται για την έκδοση και διαβίβαση φορολογικών παραστατικών, καθώς και στις αρμόδιες δημόσιες αρχές όταν αυτό προβλέπεται από τη νομοθεσία. Η επεξεργασία αυτή πραγματοποιείται για τη συμμόρφωση με τις φορολογικές και λογιστικές υποχρεώσεις του Διοργανωτή.

8. Με ποιους μπορεί να μοιραζόμαστε δεδομένα
Δεν πωλούμε προσωπικά δεδομένα. Μπορεί να κοινοποιούμε μόνο τα απαραίτητα δεδομένα σε συνεργάτες που είναι αναγκαίοι για τη λειτουργία της ιστοσελίδας και τη διοργάνωση της εκδήλωσης, όπως:
– πάροχο φιλοξενίας ιστοσελίδας και τεχνικής υποστήριξης
– πάροχο ηλεκτρονικών πληρωμών
– πλατφόρμες ηλεκτρονικού εμπορίου και έκδοσης εισιτηρίων
– συνεργάτες έκδοσης φορολογικών παραστατικών
– παρόχους email ή ηλεκτρονικών επικοινωνιών
– τεχνικούς συνεργάτες
– αρμόδιες δημόσιες ή φορολογικές αρχές, όπου απαιτείται από τον νόμο.
Οι συνεργάτες λαμβάνουν μόνο τα δεδομένα που είναι αναγκαία για την υπηρεσία που παρέχουν.

9. Badges και στοιχεία συμμετεχόντων
Για τη λειτουργία της εκδήλωσης μπορεί να δημιουργείται badge στο οποίο εμφανίζονται στοιχεία όπως:
– Όνομα
– Επώνυμο
– Company / Brand / Property.
Τα στοιχεία αυτά εμφανίζονται στο badge με σκοπό την ταυτοποίηση και τη διευκόλυνση της επαγγελματικής δικτύωσης κατά τη διάρκεια του συνεδρίου. Για τον λόγο αυτό ζητείται από τους συμμετέχοντες να καταχωρίζουν τα στοιχεία του badge με τον τρόπο που επιθυμούν να εμφανίζονται.

10. Check-in στην εκδήλωση
Κατά την προσέλευση μπορεί να χρησιμοποιείται το QR code του εισιτηρίου για την καταγραφή του check-in.
Η καταγραφή μπορεί να περιλαμβάνει την πληροφορία ότι ο συμμετέχων προσήλθε στην εκδήλωση και τον χρόνο προσέλευσης.
Τα στοιχεία αυτά χρησιμοποιούνται για:
– τη διαχείριση της εισόδου
– την αποτροπή πολλαπλής χρήσης του ίδιου εισιτηρίου
– τη λειτουργική διαχείριση της διοργάνωσης
– συγκεντρωτικά στατιστικά συμμετοχής.

11. Επικοινωνία σχετικά με την εκδήλωση
Το email και, όπου είναι απαραίτητο, άλλα στοιχεία επικοινωνίας μπορεί να χρησιμοποιούνται για λειτουργικές ενημερώσεις που σχετίζονται άμεσα με την αγορά και τη συμμετοχή, όπως:
– επιβεβαίωση αγοράς
– αποστολή εισιτηρίου
– πληροφορίες προσέλευσης
– αλλαγές σε ημερομηνία, ώρα ή χώρο
– σημαντικές οργανωτικές ενημερώσεις.
Οι επικοινωνίες αυτές αποτελούν μέρος της παροχής της υπηρεσίας και δεν θεωρούνται από μόνες τους εμπορική προώθηση.

12. Εμπορικές και ενημερωτικές επικοινωνίες
Η αγορά εισιτηρίου δεν σημαίνει αυτομάτως ότι ο συμμετέχων εγγράφεται σε προωθητικές επικοινωνίες.
Όπου απαιτείται συγκατάθεση για αποστολή newsletter ή άλλου marketing περιεχομένου, αυτή ζητείται ξεχωριστά.
Όταν η επεξεργασία βασίζεται στη συγκατάθεση, αυτή μπορεί να ανακληθεί οποτεδήποτε. Η ανάκληση δεν επηρεάζει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που πραγματοποιήθηκε πριν από αυτή. Οι κανόνες του GDPR απαιτούν η συγκατάθεση να είναι ελεύθερη, συγκεκριμένη, ενημερωμένη και σαφής.

13. Φωτογράφιση και βιντεοσκόπηση εκδηλώσεων
Κατά τη διάρκεια των εκδηλώσεων του Short Stay Conference ενδέχεται να πραγματοποιείται φωτογράφιση ή βιντεοσκόπηση για σκοπούς:
– τεκμηρίωσης της εκδήλωσης
– ενημέρωσης για τη διοργάνωση
– δημοσίευσης σχετικού περιεχομένου στην ιστοσελίδα και στα επίσημα κανάλια επικοινωνίας του Short Stay Conference.
Όπου απαιτείται από τη φύση της λήψης ή τον σκοπό χρήσης της, μπορεί να παρέχεται πρόσθετη ενημέρωση ή να ζητείται συγκατάθεση.

14. Χρόνος διατήρησης δεδομένων
Διατηρούμε τα προσωπικά δεδομένα μόνο για όσο διάστημα είναι αναγκαίο για τον σκοπό για τον οποίο συλλέχθηκαν.
Ειδικότερα:
– στοιχεία παραγγελιών και φορολογικών παραστατικών διατηρούνται για το χρονικό διάστημα που απαιτεί η φορολογική και λογιστική νομοθεσία
– δεδομένα συμμετεχόντων διατηρούνται για όσο απαιτείται για τη διαχείριση της εκδήλωσης, την υποστήριξη και την τεκμηρίωση των σχετικών συναλλαγών
– δεδομένα που χρησιμοποιούνται βάσει συγκατάθεσης διατηρούνται μέχρι την ανάκλησή της ή για όσο απαιτείται για τον σχετικό σκοπό
– τεχνικά αρχεία και δεδομένα ασφαλείας διατηρούνται για εύλογο χρονικό διάστημα ανάλογα με τον σκοπό τους.
Ο GDPR απαιτεί να ενημερώνονται οι χρήστες σχετικά με τη διάρκεια διατήρησης ή τα κριτήρια με τα οποία αυτή καθορίζεται.

15. Cookies
Η ιστοσελίδα μπορεί να χρησιμοποιεί cookies και παρόμοιες τεχνολογίες για:
– τη βασική λειτουργία του site
– τη λειτουργία του καλαθιού και του checkout
– την ασφάλεια
– την αποθήκευση επιλογών του χρήστη
– στατιστική ανάλυση
– μέτρηση αποτελεσματικότητας επικοινωνιών ή διαφημίσεων, όπου αυτό επιτρέπεται.
Τα μη απαραίτητα cookies ενεργοποιούνται σύμφωνα με τις επιλογές συγκατάθεσης του χρήστη, όπου απαιτείται.

16. Ασφάλεια δεδομένων
Λαμβάνουμε κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των προσωπικών δεδομένων από:
– μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση
– απώλεια
– αλλοίωση
– παράνομη χρήση
– μη εξουσιοδοτημένη κοινοποίηση.
Παρότι εφαρμόζονται μέτρα προστασίας, κανένα πληροφοριακό σύστημα ή μέθοδος μετάδοσης δεδομένων μέσω διαδικτύου δεν μπορεί να θεωρηθεί απολύτως απαλλαγμένη από κίνδυνο.

17. Διαβιβάσεις εκτός Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου
Ορισμένοι τεχνικοί πάροχοι που χρησιμοποιούνται για τη λειτουργία της ιστοσελίδας ή των σχετικών υπηρεσιών ενδέχεται να επεξεργάζονται δεδομένα εκτός του Ευρωπαϊκού Οικονομικού Χώρου.
Όταν πραγματοποιείται τέτοια διαβίβαση, χρησιμοποιούνται οι προβλεπόμενοι από το εφαρμοστέο δίκαιο μηχανισμοί προστασίας, όπου απαιτείται.

18. Τα δικαιώματά σας
Σύμφωνα με τον GDPR και ανάλογα με τις περιστάσεις, μπορείτε να έχετε δικαίωμα:
– πρόσβασης στα προσωπικά δεδομένα που σας αφορούν
– διόρθωσης ανακριβών ή ελλιπών δεδομένων
– διαγραφής δεδομένων
– περιορισμού της επεξεργασίας
– εναντίωσης σε συγκεκριμένες μορφές επεξεργασίας
– φορητότητας των δεδομένων
– ανάκλησης της συγκατάθεσης, όταν η επεξεργασία βασίζεται σε αυτή.
Τα δικαιώματα αυτά και η υποχρέωση σχετικής ενημέρωσης προβλέπονται από το ευρωπαϊκό πλαίσιο προστασίας δεδομένων.

Για την άσκηση των δικαιωμάτων σας μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί μας στο:
hello@shortstayconference.gr
Ενδέχεται να χρειαστεί να ζητήσουμε εύλογα στοιχεία για την επιβεβαίωση της ταυτότητάς σας πριν ικανοποιήσουμε κάποιο αίτημα.

19. Δικαίωμα καταγγελίας
Εάν θεωρείτε ότι η επεξεργασία των προσωπικών σας δεδομένων παραβιάζει την εφαρμοστέα νομοθεσία, έχετε δικαίωμα να απευθυνθείτε στην αρμόδια εποπτική αρχή προστασίας δεδομένων.Στην Ελλάδα, αρμόδια εποπτική αρχή είναι η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα.

20. Δεδομένα τρίτων που καταχωρίζει ο αγοραστής
Σε περίπτωση Group Ticket ή άλλης αγοράς κατά την οποία ο αγοραστής καταχωρίζει στοιχεία άλλων συμμετεχόντων, ο αγοραστής πρέπει να έχει ενημερώσει τα συγκεκριμένα πρόσωπα ότι τα στοιχεία τους θα χρησιμοποιηθούν για την έκδοση εισιτηρίου και τη συμμετοχή στην εκδήλωση. Ο Διοργανωτής επεξεργάζεται τα συγκεκριμένα στοιχεία αποκλειστικά για τους σχετικούς σκοπούς διοργάνωσης και συμμετοχής, εκτός εάν υπάρχει άλλη νόμιμη βάση επεξεργασίας.

21. Αλλαγές στην Πολιτική Απορρήτου
Η παρούσα Πολιτική μπορεί να επικαιροποιείται όταν αλλάζουν:
– οι υπηρεσίες μας
– οι τεχνολογίες που χρησιμοποιούμε
– οι διαδικασίες επεξεργασίας
– οι νομικές ή κανονιστικές απαιτήσεις.
Η εκάστοτε ισχύουσα έκδοση δημοσιεύεται στην ιστοσελίδα.

22. Επικοινωνία
Για οποιοδήποτε ζήτημα σχετικά με την προστασία προσωπικών δεδομένων ή για την άσκηση των δικαιωμάτων σας:
Email: hello@shortstayconference.gr